Aspects of legal regulation for the management of official electronic documents and their formats in Lithuania

Eglė Venckienė, Daiva Lukšaitė

Abstract


In 2006, the Regulations for Electronic Document Management came into force in Lithuania and started to be applied in the public sector. These regulations define the concept of electronic documents and provide a model for their management. Shortly afterwards, the description of requirements for specifications with regard to electronically signed documents was adopted, and both the first electronic document (equalled to manuscripts) specification, ADOC-V-1, and the electronic document (read by computer) specification MDOC-V-1 were published. Public institutions in Lithuania started implementing document management systems and faced challenges in relation to the application of electronic signatures.
The year 2016 marks the 10th anniversary of the application of regulations for electronic document management. This article examines the legal regulation of official electronic document management in Lithuania, including the set of formats for such documents. The relationship between official electronic documents and electronically produced ones is also defined. The terms “an electronic document” and “a document in electronic form” are used in Lithuanian legal acts. However, the content of these terms is different, and this raises certain issues with regard to the interpretation and application of legal provisions.
The exchange of electronic documents plays an important role in the development of the uniform practice of electronic document management in state and municipal institutions, and in other agencies and enterprises. The specifications for official electronic documents ensure coordination at the level of documents (in terms of their formats). However, in the Lithuanian legal system, the coordination of electronic document forms and the exchange of different formats for official electronic documents is not ensured. This article therefore suggests introducing appropriate changes to legal regulation.
Electronic documents enhance the interdisciplinary and inter-institutional nature of archives. There is a need to evaluate the management of these documents by employing theoretical and methodological provisions pertaining to various scientific fields. Electronic documents are to be investigated from the perspective of legal theory, information technologies, and archival science, which includes document management. Aside from paper documents, and video and audio recordings, the national archives started accumulating digital documents – those born digitally and digitalised ones, including information from Internet websites. The aim is to enable the Lithuanian archives to accept storage not only of documents (irrespective of the way they were produced), but also information systems data with a persistent (archival) value. The paper suggests that Lithuanian state archives, as well as the whole area of document and archive management, should be oriented towards a broader activity discourse.

 


Keywords


electronic document, official electronic document, document in electronic form, digital document, document management, state archives, legal regulation, Lithuania.

Full Text:

PDF (Lithuanian)

References


Literatūros sąrašas

Bearman D. Electronic Evidence: strategies for managing records in contemporary organization. Pittsburgh: Archives and Museum Informatics, 1994.

Cook, Terry. Evidence, memory, identity, and community: four shifting archival paradigms. Archival science 13 (2–3 (2013): 95-120.

Effective approaches for managing electronic records and archives. Ed. Bruce W. Dearstyne. London: leidykla, 2002.

Fricker, David. Defining a business model for the digital age at the National Archives of Australia. Comma 2 (2012): 15-24.

General International Standard Archival Description: ISAD (G). Ottawa, 2000.

Hofman, Hans. Rethinking the archival function in the digital age. Comma, 2 (2012): 25-34.

InterPARES Trust project. https://interparestrust.org/ [2016-06-08].

Kalinauskaitė, Agnė. Elektroninė forma ir elektronis parašas: Lietuvos teisinė bazė globaliame kontekste. Teisės problemos. 1(75) 2012): 66-97.

Katelaar, Eric. Archives in the Digital Age: New Uses for an Old Science. Archives & Social Studies: A Journal of Interdisciplinary Research. 1, (2007): 167-191.

Laužikas, Rimvydas. Skaitmeninis ar elektroninis. Knygotyra 51 (2008): 275-279.

Lietuvos Apeliacinis Teismo Civilinių bylų skyriaus kolegijos 2013 m. lapkričio mėn. 29 d. nutartis civilinėje byloje Nr. 2A-2317/2013.

Lietuvos Apeliacinis Teismo Civilinių bylų skyriaus kolegijos 2013 m. lapkričio mėn. 29 d. nutartis civilinėje byloje Nr. 2A-947/2014.

Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. sausio 11 d. įsakymas Nr. Nr. V-12 „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo“. Valstybės žinios, 2006-01-19, Nr. 7-268.

Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. spalio 9 d. įsakymas Nr. V-119 „Dėl elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacijos reikalavimų aprašo patvirtinimo“, Valstybės žinios, 2008-10-14, Nr. 118-4488.

Lietuvos Respublikos baudžiamojo proceso kodeksas, 2002 m. kovo 14 d. Nr. IX-785. Valstybės žinios, 2002-04-09, Nr. 37-1341. Galiojanti suvestinė redakcija: 2016-06-09.

Lietuvos Respublikos civilinio proceso kodeksas, 2002 m. vasario 28 d. Nr. IX-743 Valstybės žinios, 2002-04-06, Nr. 36-1340.

Lietuvos Respublikos civilinio proceso kodeksas, 2002 m. vasario 28 d. Nr. IX-743 Valstybės žinios, 2002-04-06, Nr. 36-1340. Galiojanti suvestinė redakcija: 2016-06-09 - 2016-12-31.

Lietuvos Respublikos civilinio proceso kodekso komentaras: antras tomas. Vilnius: Justitia, 2005.

Lietuvos Respublikos civilinis kodeksas, 2000 m. liepos 18 d. Nr. VIII-1864. Valstybės žinios, 2000-09-06, Nr. 74-2262.

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 18 straipsnių pakeitimo ir papildymo įstatymas, 2010 m. birželio 18 d. Nr. XI-917. Valstybės žinios, 2010-07-03, Nr. 79-4055.

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 2, 5, 7, 8, 10, 13, 14, 15, 16, 18, 19 straipsnių pakeitimo ir papildymo įstatymas, 2012 m. kovo 29 d. Nr. XI-1956. Valstybės žinios, 2012-04-14, Nr. 44-2147.

Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2, 5 ir 18 straipsnių pakeitimo įstatymas, 2015 m. gruodžio 23 d. Nr. XII-2240. TAR, 2016-01-06, Nr. 369.

Lietuvos Respublikos elektroninio parašo įstatymas, 2000 m. liepos 11 d. Nr. VIII-1822. Valstybės žinios, 2000-07-26, Nr. 61-1827.

Lietuvos Respublikos informacinės visuomenės paslaugų įstatymas, 2006 m. gegužės 25 d. Nr. X-614. Valstybės žinios, 2006-06-10, Nr. 65-2380.

Lietuvos Respublikos Seimo kanclerio 2013 m. gruodžio 5 d. Nr. 400-ĮVK-369 įsakymas „Dėl Teisės aktų pateikimo, registravimo ir skelbimo Teisės aktų registre tvarkos aprašo patvirtinimo“. Valstybės žinios, 2013-12-21, Nr. 133-6816.

Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymas, 2011 m. gruodžio 15 d. Nr. XI-1807. Valstybės žinios, 2011-12-31, Nr. 163-7739.

Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2013 m. vasario 27 d. Nr. 180 nutarimas „Dėl Valstybės informacinių sistemų steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“. Valstybės žinios, 2013-03-02, Nr. 23-1122.

Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2015 m. gruodžio 9 d. Nr. 1292 nutarimas „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. lapkričio 12 d. nutarimo Nr. 1407 „Dėl juridinių asmenų registro įsteigimo ir juridinių asmenų registro nuostatų patvirtinimo“ pakeitimo. TAR, 2015-12-17, Nr. 19870.

Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimas „Dėl dokumentų valdymo ir archyvų plėtros 2016–2022 m. programos“. PROJEKTAS. 2016-04-21. nutarimo projektas Nr. 16-4893.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. Nr. V-158 įsakymas „Dėl Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių patvirtinimo. Valstybės žinios, 2012-01-06, Nr. 3-104.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. birželio 18 d. Nr. V-45 įsakymas „Dėl Informacinių sistemų, kuriomis tvarkoma informacija, susijusi su dokumentų valdymu, steigimo, kūrimo, modernizavimo ir likvidavimo tvarkos aprašo patvirtinimo“. Valstybės žinios, 2013-06-20, Nr. 65-3295.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2013 m. vasario 6 d. Nr. V-23 įsakymas „Dėl Registro duomenų, registro informacijos, registrui pateiktų dokumentų ir (arba) jų kopijų perdavimo valstybės archyvams ar jų sunaikinimo tvarkos aprašo patvirtinimo“. Valstybės žinios, 2013-02-09, Nr. 15-771.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. Nr. (1.3 E)VE-43 įsakymas „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų. TAR, 2014-08-29, Nr. 11407.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. Nr. (1.3 E)VE-42 įsakymas „Dėl Elektroninio dokumento PDF-LT V1.0 patvirtinimo“. TAR, 2014-08-29, Nr. 11409.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymas 2011 m. liepos 4 d. įsakymas Nr. V-118 „Dėl dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“. Valstybės žinios, 2011-07-15, Nr. 88-4230.

Lukšaitė, Daiva. Organizacijos dokumentų apskaita ir jos tvarkymas. Biuro administravimas, 11 (2006): 25-32.

Lukšaitė, Daiva. Valstybės dokumentinis paveldas dokumentų ir archyvų valdymo aspektu. Knygotyra, 58 (2012): 160-180.




DOI: http://dx.doi.org/10.13165/VPA-16-15-4-08

Article Metrics

Metrics Loading ...

Metrics powered by PLOS ALM

Refbacks

  • There are currently no refbacks.




"Public Policy and Administration" ISSN online 2029-2872 / ISSN print 1648-2603